Van uitvraag naar impact: meer resultaat uit aanbestedingen [klantcase]

CAN Comply werd gevraagd om deze toetsing uit te voeren vanuit een onafhankelijke rol, met oog voor zowel beleid als praktijk. Consultant Birgit Ligtvoet voerde het onderzoek uit.

De aanpak bestond uit een combinatie van:

• gesprekken met leveranciers over uitvoerbaarheid en praktijkervaring;
• documentatieonderzoek naar contractstukken, eisen en normeringen;
• een vergelijking met marktstandaarden en gangbare KPI-structuren;
• een toekomstgerichte blik op ontwikkelingen en uitdagingen binnen de markt.

Door niet alleen de aanbestedingsdocumenten te beoordelen, maar ook letterlijk de praktijk in te gaan, ontstond een realistisch en compleet beeld van wat gevraagd werd en wat daadwerkelijk haalbaar en passend is.

De uitgevoerde audits resulteerden in heldere, inhoudelijke rapportages met concrete aanbevelingen. Geen abstracte conclusies, maar direct toepasbare inzichten voor het aanbestedingsteam.

Een voorbeeld: bij één van de contracten bleek dat verdere concretisering van eisen noodzakelijk was. Met name op het gebied van KPI’s bood het rapport handvatten om het programma van eisen aan te scherpen. Deze input werd vervolgens succesvol benut in de marktconsultatie.

Bij een ander contract had het rapport juist een ander effect: het bood extra overtuigingskracht binnen het aanbestedingsteam. Door de onderbouwing vanuit markt en praktijk werd subjectiviteit uit de aanbesteding gehaald, wat de uitvraag toegankelijker maakte voor een bredere markt.

Het resultaat:

• meer reacties op de nota van inlichtingen;
• een grotere verwachting van het aantal inschrijvingen;
• meer vertrouwen in de gekozen aanbestedingsstrategie.

Deze opdracht illustreert hoe CAN Comply compliance, contractmanagement en marktkennis verbindt met de praktijk. Niet vanuit een juridisch of theoretisch kader, maar vanuit uitvoerbaarheid, marktwerking en toekomstbestendigheid.

De kracht van de consultant zit daarbij in:

• onafhankelijkheid;
• inhoudelijke diepgang;
• het vermogen om beleid en praktijk te verbinden;
• het vertalen van complexe eisen naar concrete verbeterpunten.

Voor organisaties die hun aanbestedingen, contracten of uitvragen naar een hoger niveau willen tillen, vormen dergelijke audits een waardevol instrument. Niet als controle achteraf, maar als strategische voorbereiding op betere samenwerking met de markt.