Wat is een procesaudit? En hoe voer je deze uit?

Een organisatie is opgebouwd uit meerdere processen en processtappen. Tijdens het uitvoeren van deze processen zijn er meerdere activiteiten die op elkaar aansluiten. Dit kunnen systemen zijn die ‘samenwerken’ of tussenproducten die van de ene werktafel naar de andere werktafel gaan. Aan de processen zijn bepaalde risico’s gekoppeld die zich tijdens de uitvoering ervan voor kunnen doen.

En dat is precies waarom een procesaudit in het leven is geroepen. Wat is een procesaudit? Bij een procesaudit, welke ook wel procestoets wordt genoemd, ligt de focus op de gang van zaken in het proces met alle daaraan gekoppelde risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen. Tijdens de procesaudit of procestoets wordt getoetst of de opgestelde beheersmaatregelen (nog) voldoende werken (en in lijn zijn met de procesbeschrijving), zodat het proces zonder problemen uitgevoerd wordt. Het nut van een dergelijke audit of procestoets is eventuele bottlenecks vinden die het proces vertragen. Dergelijke procesaudits kunnen dus op alle onderdelen van de organisatie uitgevoerd worden: denk aan de IT-omgeving, verkoop, maar ook aan dienstverlening of productie.

Naast een procesaudit wordt er ook wel eens gesproken over een systeemaudit. Wat is een systeemaudit dan precies? Bij een systeemaudit richt men zich niet op een proces, maar juist op een systeem als geheel. Er wordt getoetst in welke mate er aan de gestelde systeemeisen wordt voldaan en of het systeem efficiënt en doeltreffend is.

Om een en ander te verduidelijken geven we hieronder een procesaudit voorbeeld:

‘Een productiebedrijf heeft een fabriek waarin een lopende band staat die wordt aangestuurd door een motor. De lopende band gaat langs drie verschillende machines voordat het uiteindelijke product er uitkomt en naar het sorteercentrum gaat. Wanneer er een procesaudit uit wordt gevoerd op dit proces, dan wordt er gekeken naar:

• Het begin (de start van het proces en naar de processen van waaruit onderdelen aangeleverd worden);
• De drie tussenstappen in het proces;
• Het moment waarop het proces eindigt en er ‘output’ naar het volgende proces wordt overgedragen.

Het is zaak om in kaart te brengen waar het proces over gaat en waar dus mogelijke risico’s kunnen ontstaan. Hierbij wordt o.a. gekeken naar:

• De werking van de machines (zijn ze bijvoorbeeld gekalibreerd en goed onderhouden);
• De aanloop van de grondstoffen;
• Het verwerken van de grondstoffen door de machines heen;
• Nieuwe aanlevering (zit hier de optimale tijd tussen of staat de band onnodig stil?);
• Doorloop bij machines (is één machine langzamer dan de rest en ontstaat hierdoor oponthoud?)
• De wijze waarop output wordt verzameld (moet dit op een later moment opnieuw geordend worden of kan de verzamelbak in zijn geheel worden doorgegeven?).

Bij het doorlopen van bovengenoemde stappen kan tevens naar de veiligheidsaspecten gekeken worden. Kunnen er bijvoorbeeld vingers tussen de draaiende onderdelen komen? Kunn

Een vraag die vaak naar voren komt is: ‘welke kwaliteitseisen moeten worden gesteld aan een procesaudit?’. Allereerst is het belangrijk dat er objectief en onafhankelijk naar een proces wordt gekeken. Ofwel: kijk naar het proces en niet naar het personeel (het is geen personeelsbeoordeling). De eisen die gesteld worden, zijn opgesteld door de organisatie en de diepgang die de organisatie eraan wil geven. De vier belangrijkste punten om tijdens een procesaudit te bekijken zijn:

1. De input van de processtap (grondstoffen, documenten, systemen, etc.)
2. De processtap (het gebruiken van de machine voor stap één op de loopband)
3. De output van de processtap (Wat komt er uit de activiteit? Dit kan een (half)product, dienst, document of wat anders zijn.)
4. De risico’s en beheersmaatregelen die bij de bovenste drie punten horen.

Wanneer bij de procesaudit wordt vastgesteld dat de reeds geïmplementeerde beheersmaatregelen alle huidige risico’s nog dekken, is het zaak om aan te geven wat er is geconstateerd. Door dit op deze wijze vast te leggen, wordt duidelijk onderbouwd dat het proces ‘in control’ is.

Daarnaast is het belangrijk om, zoals hierboven benoemt, de audit objectief uit te voeren. Op het moment van auditen wordt opgeschreven wat men ziet en wat er, volgens de procesbeschrijving, plaats zou moeten vinden (wijkt dit af van de normale gang van zaken?). Verder kan er aangegeven welke punten verbeterd moeten worden (verbeterpunten) en waarom dat het geval is, maar het is niet aan de auditor om te zeggen op welke manier dat moet gebeuren. Uiteraard zijn voorbeelden of ideeën natuurlijk welkom, maar ze mogen niet leidend zijn. Na afloop van de procesaudit kan het opgestelde auditrapport door een proces-, systeem- of afdelingsverantwoordelijke opgepakte worden. Hij/zij kan aan de slag met de geconstateerde verbeterpunten en hier bijvoorbeeld een actielijst voor aanleggen.

Wil je een proces, systeem of processtap laten auditen? Bij CAN Comply hebben wij specialisten in huis die de gewenste procesaudit onafhankelijk en objectief kunnen uitvoeren. Het resultaat is een concreet auditrapport met verbeter- en actiepunten. Wil je meer informatie of sparren met een deskundige? Neem gerust contact met ons op.